5 lưu ý để giao tiếp với khách hàng qua điện thoại hiệu quả

(Thethaovanhoa.vn)- Giao tiếp với khách hàng là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng mà hầu như ở bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần phải quan tâm. Đặc biệt trong thời đại hiện nay, với sự phát triển bùng nổ của công nghệ cho phép chúng ta có thể tiếp cận được khách hàng ở nhiều kênh giao tiếp khác nhau, nhất là giao tiếp gián tiếp.

Mẹo giao tiếp phi ngôn ngữ của người quản lý thành công

Là một nhà quản lý, tạo ra sự tự tin cho nhân viên của bạn là điều quan trọng để có được ảnh hưởng và sự tôn trọng. Bạn có thể thể hiện sức mạnh cũng như sự cởi mở của mình bằng cách kiểm soát các tín hiệu phi ngôn ngữ.

Chăm sóc khách hàng, tư vấn sản phẩm thông qua điện thoại là công việc không còn quá xa lạ, thế nhưng để có được những cuộc trao đổi hiệu quả không phải là điều đơn giản. Vì không thể nắm bắt được diễn biến tâm lý khách hàng một cách trực tiếp nên bạn cần rèn luyện kỹ năng thuyết phục đồng thời ghi nhớ một số lưu ý quan trọng trong suốt quá trình từ khi chuẩn bị cuộc gọi cho đến sau khi kết thúc, cụ thể là 5 điều sau.

Chuẩn bị nội dung trước mỗi cuộc gọi

Để có được tâm thế chủ động, bạn cần phải lên kế hoạch gọi điện thoại cụ thể cho danh sách khách hàng trong mỗi ngày. Mặc dù nội dung là tương đối giống nhau, song bạn cần chú ý thay đổi những chi tiết nhằm phù hợp với từng nhóm đối tượng khách hàng.

Tùy thuộc vào các tính chất như đặc điểm giới tính, thu nhập, nhu cầu,… mà những nội dung sẽ được chuẩn bị một cách phù hợp nhất. Bên cạnh đó, việc chủ động chuẩn bị trước nội dung sẽ giúp bạn trao đổi nhanh chóng, tránh làm mất thời gian và khách hàng cũng không nắm được thông tin gì từ cuộc trò chuyện.

Lựa chọn thời điểm phù hợp

Thời điểm gọi điện thoại là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc trò chuyện. Bạn sẽ không thể nào bấm máy gọi cho khách hàng vào những khung giờ cao điểm, quá sớm vào đầu ngày hoặc quá muộn vào cuối ngày. Thời điểm hợp lý để liên lạc đến khách hàng sẽ là vào những khoảng thời gian họ chuẩn bị nghỉ ngơi, giải trí, và thường sẽ từ 10 giờ sáng đến 4 giờ chiều… đặc biệt là đối với những khách hàng quen thuộc thì bạn cần thấu hiểu lịch trình sinh hoạt làm việc của họ để có cuộc gọi chất lượng.

Ứng xử khéo léo

Ứng xử khéo léo là yếu tố quan trọng không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng khi tìm việc làm tại Đồng Nai, TPHCM hay Hà Nội mà còn khiến khách hàng hài lòng.

Trong suốt quá trình trò chuyện và giao tiếp với khách hàng, chắc chắn bạn sẽ gặp phải những tình huống bất ngờ, khó xử và thậm chí là phản ứng tiêu cực từ khách hàng với thông tin được cung cấp. Lúc này, bạn nên bình tĩnh xử lý bằng cách điều chỉnh nhịp độ giao tiếp, đồng thời lắng nghe khách hàng trình bày suy nghĩ của họ, từ đó giúp cuộc trò chuyện được cởi mở và có thiện chí.

Khách hàng sẽ dễ dàng điều chỉnh thái độ nếu phản ứng của họ được bạn quan tâm và thấu hiểu, tránh nóng giận mà có những lời lẽ không phù hợp vì điều này chỉ khiến đối phương phẫn nộ và doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ không có được ấn tượng tốt từ họ.

Đừng quên nhắc lại nội dung cuộc gọi trước khi tắt máy

Khách hàng luôn có rất nhiều mối quan tâm, thế nên nếu trong quá trình trao đổi trò chuyện bạn đã đưa ra quá nhiều thông tin thì bạn cần một lần nữa nhắc lại với khách hàng ở cuối cuộc gọi. Điều này không những giúp khách hàng nắm được ý chính một cách dễ dàng mà bạn còn tạo được sự quan tâm, uy tín nhất định. Bên cạnh đó, đối với những cuộc gọi mang tính chất thuyết phục để đi đến một thỏa thuận cụ thể thì việc nhắc lại sẽ giúp bạn và khách hàng thống nhất một lần nữa về lợi ích của các bên, tránh trường hợp hiểu nhầm gây bất tiện sau này.

Ghi chú và cải thiện

Cuối cùng, đây là một thói quen vô cùng quan trọng mà rất nhiều nhân viên trực điện thoại ít khi để ý. Sau khi kết thúc cuộc gọi, đừng vội bắt đầu ngay cuộc gọi khác mà bạn nên ghi chú lại vào một cuốn sổ những điểm quan trọng trong cuộc gọi vừa rồi bao gồm những lưu ý cụ thể của khách hàng, những hạn chế còn tồn tại của bản thân.

Thói quen khi giao tiếp với khách hàng này không những giúp bạn dễ dàng nhìn ra và khắc phục lỗi giao tiếp trong những cuộc gọi sau, biết cách xử lý những vấn đề tương tự lặp lại đồng thời còn là cơ sở để bạn tự đánh giá quá trình cải thiện của bản thân xuyên suốt thời gian làm công việc này.

Tiến Huy