3 lỗi mà người làm công việc sales admin hay mắc phải

Công việc sales admin là một trong những vị trí mà các công ty đang có nhu cầu tuyển dụng thường xuyên trong thời gian gần đây. Nhưng để hoàn thành tốt vai trò, bạn cần tránh các lỗi mà sales admin hay mắc phải.

Công việc sales admin làm gì?

Đọc qua các tin đăng tuyển nhân viên Sales admin, bạn cũng có thể biết rằng vị trí này còn được gọi là Trợ lý Kinh doanh hoặc Thư ký phòng Kinh doanh. Khi đảm nhận vai trò này, bạn thường chịu trách nhiệm hỗ trợ Trưởng bộ phận lập kế hoạch kinh doanh, soạn thảo và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, định kỳ thống kê và phân tích các số liệu kinh doanh, chăm sóc khách hàng về các vấn đề phát sinh khi giao dịch.

Vì khối lượng công việc nhiều và tính chất công việc đa nhiệm, một sales admin sẽ có thể mắc lỗi ở nhiều khâu khác nhau. Vì vậy, biết được các lỗi thường gặp sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc chủ động sắp xếp và lưu ý những điểm quan trọng để tăng cường độ chính xác trong công việc của mình.

Công tác sắp xếp và tổ chức công việc

Hạn chế đầu tiên mà các sales admin thường mắc phải chính là khả năng sắp xếp và tổ chức công việc. Nếu bạn để mình bị động khi làm việc với các bên liên quan, bạn sẽ cảm thấy rất áp lực vì “việc nào cũng cần gấp”. Thêm vào đó, các công việc quan trọng sẽ thường xuyên bị trễ hạn, trong khi các việc đã xử lý lại không được đánh giá cao.

Để khắc phục lỗi này, điều bạn cần làm là có một bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên theo tính chất quan trọng và thời hạn công việc. Đồng thời, cần có quy trình phối hợp rõ ràng với mỗi bên để tránh gây ra những xung đột không đáng có. Nếu liên quan đến các phát sinh mới thì bạn nên hỏi cấp trên về thứ tự ưu tiên để chủ động hơn trong công việc.

Ngoài ra, bạn cũng cần rèn luyện kỹ năng thương thuyết để tăng hiệu quả trao đổi, thống nhất với các bên liên quan về thời hạn hoàn thành những mục tiêu công việc chung. Đối với những công việc quan trọng thì bạn cũng nên ghi chú ngay vào lịch làm việc cá nhân để tránh bị bỏ lỡ.

Xác định và chú ý các lỗi trong văn bản hành chính

Công việc sales admin yêu cầu bạn phải hàng ngày tiếp xúc và hoàn chỉnh rất nhiều loại văn bản hành chính khác nhau. Mỗi loại lại có đặc thù, mẫu biểu và yêu cầu riêng vì vậy dù cho có cẩn thận thì việc nhầm lẫn là điều không thể tránh khỏi. Một bí quyết để giảm thiểu việc này là với mỗi loại, bạn sẽ cần in ra biểu mẫu sẵn có, và đánh dấu những thông tin mà mình cần phải chỉnh sửa mỗi lần sử dụng. Ví dụ: hợp đồng kinh doanh sẽ cần chỉnh sửa thông tin đơn vị mua, thời gian giao hàng, số tiền bằng số và chữ…

Sau khi hoàn thành việc soạn thảo, bạn cũng cần kiểm tra lại những phần được đánh dấu để chắc chắn hơn về việc mình không bỏ sót hay mắc những lỗi nhỏ không đáng có nào.

Bảo mật thông tin kinh doanh

Một yêu cầu khác mà các sales admin thường ít lưu tâm dẫn đến các hậu quả trong công việc chính là việc bảo mật thông tin kinh doanh. Trong thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện tại, các đối thủ cạnh tranh luôn sẵn sàng dùng các chiêu trò để lấy được thông tin có lợi cho mình. Với vai trò một Trợ lý kinh doanh, bạn chính là người nắm giữ nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy bạn cần hết sức cẩn thận trong việc bảo mật thông tin của đơn vị mình.

Để làm được điều này, bạn có thể yêu cầu các đồng nghiệp trong bộ phận IT/ an ninh thông tin hỗ trợ bạn cài đặt các phần mềm/ khóa các quyền truy cập ở mức độ cần thiết khác nhau. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tránh đặt các mật khẩu đơn giản, hoặc cung cấp cho các bên thứ ba khác.

Cách thức xử lý các lỗi mắc phải

Không chỉ phòng ngừa việc mắc lỗi, bạn cũng cần chú ý đến cách thức xử lý khi lỗi xảy ra. Việc giấu lỗi và đổ trách nhiệm cho người khác sẽ khiến bạn trở thành một nhân viên sales admin thiếu chuyên nghiệp. Trái lại, nếu bạn sẵn sàng nhận lỗi và đưa ra những cách thức giải quyết nhanh chóng phù hợp thì bạn sẽ được điểm cộng trong mắt sếp, đồng nghiệp và khách hàng.

Cuối cùng, hãy tối thiểu hóa việc lặp lại một lỗi quá nhiều lần. Khi mắc một lỗi nào đó, bạn hãy ghi chú vào sổ tay của mình. Và sau đó kĩ lưỡng hơn nữa trong việc kiểm tra lại các lỗi mình từng sai để đảm bảo chất lượng công việc sales admin được tăng dần lên mỗi ngày.

Hà Phương